Bayilik/Distribütörlük Anlaşması Nasıl Yapılır?

Bayilik/Distribütörlük Anlaşması Nasıl Yapılır?
Türkiye’deki üretici ve/veya ihracatçı firma ile onun ürününü/ürünlerini yabancı bir ülkede dağıtacak ve/veya pazarlayacak firma arasında imzalanacak anlaşmanın ana amaçları şunlardır:

        -İki kuruluş arasındaki ilişkiyi tanımlamak
        -Bu ilişkiyi hukuki temellere oturtmak,
        -Ticari hedefleri ve çalışma şekillerini belirlemek,
        -Çıkabilecek anlaşmazlıkların nasıl çözümlenebileceğini göstermek.


Distribütörlük anlaşmasının niteliği distribütörlüğün kapsamına göre değişir. Örneğin, distribütör ihracatçı adına satış yapacaksa başka, kendi adına mal stoklayıp satış yapacaksa başka tür anlaşma hazırlanır. Her iki anlaşma da şu ana konuları kapsamalıdır:

Anlaşmanın Tanımı: Anlaşmaların başında bunun bir ticari bayilik kontratı olduğu belirtilmeli.

Taraflar: Tarafların kimler olduğu, hangi hüviyeti (kişisel, firma ortağı, firma memuru vb. olarak) anlaşmayı imzalayacakları ve buna yetkili oldukları belirlenmeli. İsimler, adresler, unvanlar, şirket türleri (anonim, kolektif, v.b. gibi) kuruluş tarihleri, sicil numaraları tam ve doğru olarak belirtilmeli. Distribütörlüğün başka bir firma veya kişiye devir edilip edilmeyeceği ve devir koşulları açıklanmalı.

Ana metin: Eğer kontrat iki dilde kaleme alınmışsa bir anlaşmazlık durumunda hangi metnin esas alınacağı belirtilmeli.

Başlangıç ve bitiş tarihleri: Taraflar ayrı ülkelerde olduklarından anlaşma değişik tarihlerde imzalanabilir. Dolayısıyla yürürlüğe gireceği tarih belirtilmelidir. Anlaşmanın normal süresi, yenilenme koşulları ve tarihleri birlikte feshi için gerekli bildirim süreleri ve fesih nedenleri açıklıkla gösterilmeli.

Ürünler: Kapsamına giren ürünler tanımları ve markaları ile anlaşmaya sokulmalı, gerekirse kullanılışı ve satış biçimleri anlatılmalı. İhracatçı, ürünlerini tümü için aynı kuruluşa distribütörlük vermek istemeyebilir. O durumda distribütörlüğün ihracatçının tüm ürünlerine değil, belirli ürünlere özgü olduğu belirtilmeli.

İhracatçının çıkaracağı yeni ürünleri pazarlamaya distribütörün hakkı olup olmadığı, onun benzeri ürünleri pazarlamakta serbest mi olduğu da açıklanmalı.

Distribütörlük Bölgesi: Distribütörün çalışmaya yetkili olduğu ülkeler, ülke veya bir ülke içindeki bölgeler anlaşmada tanımlanmalı. Distribütörün kendi adına alacağı malın üçüncü bir ülkeye doğrudan veya dolaylı yollarla yeniden ihracı (reexport) yasaklanacaksa bu da açıkça belirtilmeli.

Distribütörün bölgesinde tek yetkili  olup olmayacağı anlaşmada gösterilmelidir. İhracatçı gerektiğinde o bölgede kendisi de bazı müşterilere doğrudan satış yapmak istiyorsa veya aynı bölgede birden fazla kişiye distribütörlük verecekse anlaşmayı ‘exclusivity’ ilkesine göre yapmamalı, distribütör kendisinin tüm satışlar için tek yetkili merci olmadığını bilmeli. Ayrıca, kendi kanalından geçmeyen, ancak bölgesinde yapılan satışlardan distribütörün komisyon alıp almayacağı da belirtilmeli.

Distribütörün satış yapmakla yükümlü olduğu müşteri kategorileri de saptanmalıdır. Örneğin, sadece toptancılara mı yoksa perakende noktalarına mı gidilecektir? Süpermarket zincirleri hangi kategoriye girer? Bu tür sorular anlaşmada yanıtlanmalı.

İhracatçı firmanın hak ve yükümlülükleri ile ilgili şu konular da anlaşma kapsamına alınmalı:

     Firma distribütörden gelen siparişleri belirli bir süre içinde göndermeli, göndermeyecekse hızla distribütöre bunu bildirmeli, mümkünse nedenini de belirtmeli.
    Firma, fiyatları, ürünleri pazarlama plan ve politikası ile ilgili ayrıntı ve değişikliklerden distribütörü en kısa sürede haberdar etmeli.
    Eğer firma ileride o bölgede fabrika kurmak veya lisans vermek yoluyla üretime geçmeyi planlıyorsa, böyle bir durumda distribütörün rolünün ne olacağı açıklanmalı.
   
    Firma, distribütörüne tanıdığı yetkilerin korunması için kendisinin de çaba göstereceğini kabul etmeli. Başka bölgelerde uygulayacağı satış politikalarının distribütörünü etkilememesi için özen göstermek, mallarının taklitlerine karşı mücadele etmek gibi yöntemlerle firma distribütörü koruyacaktır.
   
    Reklam ve satış promosyonu: Yapılacak reklam ve satış promosyonu çalışmalarının niteliği ve niceliği, masraflarının hangi ölçüde paylaşılacağı, kararların nasıl alınacağı, üretilen reklam ve promosyon gerecinin mülkiyetinin kime ait olacağı, yapacağı reklam harcamaları nedeniyle distribütörün firmanın markaları üzerinde hak sahibi olup olmayacağı anlaşmada açıkça gösterilmeli.
   
    Satış ve sevkıyat giderlerinin kim tarafından karşılanacağı da belirtilmeli.

     Distribütörün hak ve yükümlülükleri de ayrıntılı olarak gösterilmelidir:
    Distribütör, temsil ettiği firmanın çıkarlarını tüm olarak koruyacağını kabullenmelidir. Örneğin, mali çıkarlarını koruyabilmek için firma ürünleri ile ilgili tahsilatını ayrı bir banka hesabında toplayabilir. Bir iflas durumunda firma bu şekilde rizikosunu azaltmış olur.
   
    Distribütör, firma adına kontrat yapma hakkına sahipse bunun boyutları belirtilmeli.
   
    Firmanın önerdiği satış ve diğer koşullarla distribütörün bulunduğu ülkenin yasa, mevzuat ve töreleri arasında çelişki olduğu zaman ne yapılacağı saptanmalı.
    Firma, distribütörünü özellikle kendi ürünleri ile ilgili rekabet yaratabilecek ürünleri satmaktan yasaklamak istiyorsa bunu anlaşmaya koymalıdır. Bu sınırlamanın anlaşmanın bitiminden sonra belirli bir süre daha devamı da istenebilir. Firma, distribütörün yeni mümessillikler almadan rekabet olasılığı açısından kendi onayını almasını isteyebilir.
    Distribütörün ürünleri kendi adına mı, müşterinin adına mı satın alacağı belirlenmeli, kendi adına alacaksa alış ve satış fiyatları saptanmalı.
    Eğer distribütör konsinye (emanet stok) bulunduracaksa bu malların hangi koşullarla distribütöre gönderileceği, geri alınacağı, satış ve ödemesinin nasıl yapılacağı ve sigortasını kimin yükleneceği anlaşmada bulunmalı.
    Satış sonrası servis ve yedek parçanın müşteriye nasıl sağlanacağı ve tahsilatının ne şekilde yapılacağı, özellikle servis gelirinin nasıl paylaşılacağı açıklanmalı.
    Distribütör, firmaya piyasa ile ilgili ticari ve mali bilgileri, önemli olay, karar ve değişiklikleri iletmeli.
    Distribütör, bölgesi içinde satışlarını arttırmak amacıyla maliyeti kendisine ait olmak üzere alt bayilikler kurma hakkına sahip olacaksa anlaşmada bu gösterilmeli.
    Distribütör, firmanın marka, patent, reklam gereci gibi temel kaynaklarını taklit ve haksız rekabete karşı korumayı üstlenmeli, böyle durumlardan firmayı hemen haberdar etmeli, firmanın kendisini korumasına yardımcı olmalı. Genellikle marka ve patentlerin tescili piyasaya girmeden önce firma tarafından yaptırılmalı. Firma, distribütörlüğünü yaptığı için ürünlerinin marka ve patentleri üzerinde distribütörünün hiçbir zaman hak iddia etmeyeceğini muhakkak anlaşmaya koydurmalı.
   
    Alacakların tahsilatının nasıl yapılacağı, tahsil edilemeyen alacaklardan kimin sorumlu olacağı kararlaştırılmalı.
   
    ‘Del credere’ esasına göre çalışacaksa garanti miktarını, distribütörün sorumluluklarını, tahsilat şeklini ve diğer koşulları kontratta belirtmek gerekir. (Del credere esasına göre çalışan distribütör, bir ihracat işlemindeki kredi riskini tamamen veya kısmen karşılar. Dolayısıyla ihracatçıya alacağının tamamı veya bir kısmını ödemeyi garanti eder. Bunun karşılığı olarak normal satış komisyonuna ek olarak bir ‘del credere’ komisyonu alır)
   
    Kontratta distribütörün belli bir sürede gerçekleştirmeyi garanti ettiği asgari bir satış miktarı gösterilebilir. Bu durumda hedefin gerçekleşmemesi halinde uygulanacak yaptırımlar ve gerçekleşmeme nedeni olarak kabul edilecek koşullar da belirtilmeli.

Komisyon: Distribütörün alacağı komisyonun hesaplanış şekli ve oranı açıkça belirtilmeli. Komisyon, distribütöre çıkartılan faturanın brütü veya neti üzerinden olabilir. Eğer net esas alınacaksa brüt toplamdan çıkarılacak sigorta, taşıma, gümrük gibi kalemler sıralanmalı. Anlaşmada, kendisinden geçmeden doğrudan firmaya verilen siparişlerinden distribütörünün komisyon alıp almayacağı belirtilmelidir.

Aynı şekilde, kendi organize ettiği ama bölgesi dışında gerçekleşen satışlardan distribütörün alacağı komisyon ne olacak? Fiyat indirimi, siparişin iptali, malın gümrükten çekilmemesi veya yolda yitirilmesi gibi durumlarda distribütör komisyonu nasıl değişecektir?

Bu gibi sorular ile birlikte komisyonun hangi para biriminde, nereye, ne zaman ve nasıl ödeneceği anlaşmada yanıtlanmalıdır.

Kontratın Süresi, Bitimi ve Feshi: Kontrat süreli veya süresiz olabilir. Eğer süresizse tarafların nasıl feshedebilecekleri anlatılmalıdır. Anlaşmayı otomatik olarak geçersiz kılacak iflas, şirketin satışı gibi olaylar varsa, açıklanmalıdır. Taraflar şirket değil de kişi ise ölüm halinde ne olacağı kararlaştırılmalıdır.

Kontratın bitiminden sonra distribütörün elindeki stokların, varsa marka tescillerinin, ithal izinlerinin ve benzeri gereç ve hakların ne olacağı da anlaşmaya konmalıdır. Eğer kontratın feshi nedeniyle taraflara tazminat ödenmesi sözkonusu ise koşulları gösterilmelidir.

Yasal merciler: Anlaşmazlık durumunda hakemlik yoluna mı gidileceği, yoksa yasal işlemler mi yapılacağı ve kontratın hangi ülkelerin yasalarına göre işlem göreceği belirlenmeli. Genellikle hakeme gitmek, yasal yollardan anlaşmazlığa çözüm getirmekten daha hızlı ve az masraflı bir yöntemdir. Bu yöntemleri seçen taraflar anlaşmazlık konularını ticaret odasının seçeceği hakem heyetine götürmeyi ve onun kararını uygulamayı peşinen anlaşmada belirtmeli. İstanbul Ticaret Odası da bu konuda üyelerine hakemlik hizmeti götürmektedir. Hakem kararları sonra mahkeme kararı ile yasallık kazanmaktadır.

Genel madde: Taraflar kontrata, aralarında gizli veya açık başka bir anlaşma olmadığını ve ilişkilerinin tümünün mevcut anlaşma kapsamına girdiğini belirten bir ‘genel madde’ koymalıdır. Bu ileride taraflardan birinden kaynaklanabilecek anlaşma dışı isteklere engel olacaktır. Distribütörlük seçimi ve anlaşmasıyla ilgili daha ayrıntılı bilgi elde etmek için İGEME’nin ‘Yurtdışında Bir Acente veya Dağıtımcı İle Anlaşabilirsiniz’ başlıklı yayınından da yararlanabilirsiniz.

Kaynak: Uluslararası Pazarlama-Cem Kozlu
İş Bankası Kültür Yayınları