Genel Bilgiler
Dış ticarette, özellikle alıcı ve satıcıların farklı ülkelerde bulunmaları nedeni ile ilk adım genellikle yazışmalarla atılmaktadır.
İhracatçı şirketlerin ithalatçılara gönderdikleri iş mektupları, ithalatçının ihracatçı ile ilgili olumlu izlenimler edinmesine, iyi iş ilişkileri kurulmasına ve yeni pazarlar yaratılmasına katkıda bulunacak ilk faktördür. Bu yazışmalarla ithalatçı, henüz karşı karşıya gelmediği ihracatçıyı değerlendirmeye çalışacaktır. Dolayısı ile yazılacak iş mektuplarına ayrı bir özen gösterilmesi gerekmektedir.
Etkili bir iş mektubu yazmak için dört basit kural bulunmaktadır: Açıklık, az ve öz olma, bütünlük ve doğruluk.
Açıklık
Mektup düzenli ve planlı bir şekilde yazılmalıdır. Paragraflar arasında boşluk bırakılmalı, mektup, görünümü itibariyle düzgün olmalıdır. Paragraflar birbirine mantıklı bir şekilde bağlanmalıdır.
Az ve öz olma
Mektup mümkün olduğunca kısa olmalı ve esas anlatılmak istenen konudan bahsedilmeli, gereksiz uzatmalara gidilmemelidir. İthalatçıya yalnızca bilmek isteyeceği konular söylenmeli, gereksiz bilgilerle mektup uzatılmamalıdır. Mektup, basit kelimelerle kurulmuş, kısa cümleler ve kısa paragraflar halinde oluşturulmalıdır. Karışık kelimeler ve uzun cümleler okuyanı bilgilendirmekten çok aklını kanştırmaktadır.
Bütünlük
İthalatçı açısından gerekli olabilecek tüm bilgiler mektupta bulunmalıdır. İhracatçı, mektubu yazmaya başlamadan önce ithalatçının ne tür bilgileri öğrenmek isteyebileceğini iyice düşünmelidir.
Doğruluk
İthalatçıya yazılan mektuptaki bilgilerin doğru olmasına dikkat edilmelidir. İthalatçıya şayet biliniyorsa, ismini de kullanarak doğru bir şekilde hitap edilmelidir. Mektup metni yazıldıktan sonra mutlaka dilbilgisi, noktalama işaretleri açısından kontrol edilmeli, yazım hataları düzeltilmelidir. İhracatçı, yazdığı mektubun ithalatçıya karşı kendisini temsil ettiğini unutmamalıdır. İhracatçı yazdığı mektupta ithalatçıya doğal bir dille ve fazla aşınya kaçmamak şartı ile dostça hitap etmelidir.
İhracatçı, ithalatçıya iyi bir mektup yazabilmek için öncelikle şu soruları cevaplandırmalıdır:
Bu mektubun amacı nedir?
İhracatçı, mektubu okuyacak olan ithalatçının aklında karışıklık yaratmamak için mektubu yazmaktaki amacını bir cümle içinde belirtmelidir.
Mektubu alacak olan şahıs kimdir? Hakkında ne kadar bilgi sahibisiniz, beklentilerini, alışkanlıklarını ne derece biliyorsunuz? Satmak istediğiniz mal hakkında ithalaçının bilgisi nedir? Bu konuda neleri bilmek isteyebilir, neleri bilmeye ihtiyacı yoktur?
İhracatçı, mektubu yaznıadan önce tüm bu soruları titizlikle cevaplandırmalıdır.
İthalatçıya yazılan mektup ile hemen gerçekleşmesini istediğiniz olay nedir? Bundan sonraki aşama ne olmalıdır ve aşamalar nasıl izlenmelidir? İthalatçıdan sözkonusu mektubunuza karşı nasıl bir çevap bekliyorsunuz?
İhracatçı, ithalatçıya yazacağı mektubu yukarıda sıralanan sorulara vereceği cevaplar çerçevesinde hazırlamalıdır. Bu sorulara verilecek cevaplar, ithalatçıya yazılacak iyi bir iş mektubunun ana hatlarını belirleyecektir.
Yazılacak mektup, mantığa uygun bir sıra ile düzenli bir şekilde hazırlanmalıdır.
İş mektupları içerdikleri mesajın yansıra görünüşleri itibariyle de kolaylıkla diğerlerinden ayırt edilebilmektedirler. Bu tür mektuplar belli ilkeler ve kurallar çerçevesinde oluşturulmaktadır.
Bu kurallar; başlık, adres, hitap, kapanış cümlesi ve imza olarak ifade edilmektedir. Sözü edilen hususlann aynntıları ve diğer fiziksel özellikler mektubu yazan kuruluşun tercihine göre değişiklik göstermektedir.
Öncelikle iş mektubu yazarken firmanın antetli kağıdının kullanılması, mektubun kağıt üzerindeki konumu, temizlik gibi faktörler mektubu yollayan firmanın ciddiyeti konusunda önemli ip uçları oluşturmaktadır. İngilizce mektuplarda başlık ve adreste kısaltmalar dışında herhangi bir noktalama işareti konulmamaktadır. Standart uzun zarf ve buna uygun yatay bir katlama, mektubun genel görünümü açısından faydalı görülmektedir.
Başlık:
Mektup kağıdında yollayanın matbu antetinin yanısıra, birkaç sıra aşağıda sağda tarih yer almalıdır. İngilizce yazışmalarda ay açık olarak yazılmalı, göndericinin adresi şayet antette yer almıyorsa, adres de tarih gibi sağda blok şeklinde tarihin üzerinde yer almalı, sokak ve cadde isimlerinde kısaltmalardan kaçınılmalıdır.
İç adres:
Alıcının zarf üzerinde de olması gereken isim ve adresini içermektedir. İç adres kağıdın sol tarafında bulunmakta ve genel olarak tarih satırının bir miktar altında yer almaktadır.
Hitab:
Kuruluşlara gönderilen mektuplar "Gentlemen", Kuruluşlar ile ilgili özel kişilere yapılan yazışmalar "Dear Mr.. " ve ender olarak resmi olmakla birlikte My dear Mr... " kullanılmaktadır. "Dear Sir" genellikle matbu olarak hazırlanmış mektuplarda, "Dear (isim)" ise normal olarak ismi ile hitap ettiğiniz bir şahıs ile olan yazışmalarda uygun bir ifade şekli olabilmektedir. "Dear Sirs" daha genel bir ifade şeklini oluşturmaktadır. "Ms" ise medeni durumu bilinmeyen bayanlara hitaben kullanılmaktadır.
Ana bölüm:
Mektubun ana yapısını oluştururken, mektubun bir bütün olarak kağıt üzerindeki görünümünün belli bir orantıyı yansıtması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.
Kapanış Cümlesi:
Kapanış cümlesi mektubun son satırının iki satır altında yer almaktadır. "Yours truly" ve "Truly yours" soğuk ifadeler olarak kabul edilmekte ve seyrek kullanılmaktadır. "Sincerely yours", "Yours sincerely" ve "Sincerely" ıfadeleri ise giderek yaygınlaşmaktadır. "Respectfully yours", "Yours respectfully" ve "Respectfully" özel bir ayırım yapılmak istendiğinde ya da üst düzey kamu görevlisi bir şahıs için,"Cordially yours" ve "Cordially" ise aynı zamanda iyi bir arkadaş olarak kabul edilen kişiler için kullanılmaktadır. Kapanış cümlesi genel olarak virgül ile son bulur.
İmza:
Kapanış cümlesinin iki satır altında başlamaktadır. Erkek imzalan hiçbir zaman "Mr" olarak nitelendirilmezken, bayan imzaları "Miss" yada "Mrs" olarak nitelendirilebilir.
Paraflar, Ekler, Kopyalar: Bu hususlara ilişkin ifadeler alt köşede yer almaktadır.
İhracatçı Firmayı Tanıtıcı Mektup Örnekleri
Uluslararası ticari yazışmalarda, ihracatçıların ilk kez temasa geçecekleri bir ithalatçıya yazabilecekleri mektup örneği, İngilizce ve Türkçe olarak aşağıda sunulmuştur. Bu mektup, bu tür yazışmalarda en çok kullanılan formu ana hatları itibariyle göstermektedir.
(İthalatçının İsim ve Adresi)
Dear Sirs,
Our Company is the exporter/producer of (ürünün ismi) and we would like to make our company and its products known to you.
Enclosed is a brochure which gives you general information about our products.
If you are interested, we will be happy to send you any further information. We may be available in the near future to discuss the subject with you as well.
Thanking for your kind interest and we look forward your early reply, we remain,
Yours sincerely,
(İhracatçının İsmi)
(İthalatçının İsim ve Adresi)
Sayın baylar,
Şirketimiz (ürün ismi) üreticisi/ihracatçısıdır ve sizleri şirketimiz ve ürünlenmiz hakkında bilgilendirmek istiyoruz.
Ürünlerimiz ve fiyatları ile ilgili genel bilgiler veren bir broşür ilişiktedir. İlgilendiğiniz takdirde, size daha fazla bilgi göndermekten memnuniyet duyacağız. Bu konuyu görüşmek için yakın bir gelecekte karşı karşıya da gelebiliriz.
İlginize teşekkür eder, erken cevabınızı bekleriz.
Saygılarımla,
(İhracatçının İsmi)
Firmanın mevcut koşulları ve ihracat konusundaki deneyimlerine göre mektupta yer alabilecek ilave hususlar olabilir. Aşağıda çeşitli cümleler yer almakta olup bunlar mektuba ilave edilebilecek alternatif ifadelere örnek teşkil etmektedir.
Firma, üretim konusunda ihtisaslaşmış olabilir ve özel sipariş kabul edebilir.
"Special order is acceptable."
"Özel sipariş kabul edilebilir."
Firma, ihracatta deneyim sahibidir. Bu hususu belirtmek isteyebilir.
"We have already experience in export business, particularly in European markets."
"İhracatta, özellikle Avrupa piyasalarında deneyimimiz vardır."
İthalatçı ülkenin bulunduğu ülke piyasasına özellikle girme isteği vurgulanabilir.
"Since we have recently received many requests for our products from your country, now we are planning to have our products distributed by a well-known importer / wholesaler."
"Son zamanlarda ülkenizden, ürünlerimize yönelik çok sayıda talep aldığımız için, ürünlerimizin ülkenizde tanınmış bir ithalatçı / toptancı tarafından dağıtımının yapılmasını planlamaktayız." Şayet ithalatçıyı bilgilendirebilecek daha detay bilgileriniz varsa, örneğin:
Bir ülkeyi ziyaret edecekseniz ve görüşmeyi planladığınız yeni firmalar mevcut ise, ziyaret öncesi firmanızı ve ürünlerinizi tanıtıcı bir bilgi mektubu gönderebilirsiniz.
Aynı ülkede halihazırda temasta bulunduğunuz, referans olabilecek düzeyde iyi firmalar olabilir. İthalatçıyı bu konuda bilgilendirebilirsiniz.
Hazır ürün örnekleriniz olabilir ve bunları numune olarak mektubunuzla birlikte gönderebilirsiniz. (Bu imkan ürüne göre mümkün olabilecektir ve genellikle ilk yazışmadan sonraki aşamalarda gerçekleştirilmesi daha uygundur.)
(İthalatçının ismi ve adresi)
Dear Mr. (İthalatçının ismi)
We are the exporters of (ürünün ismi) and would like to make ourselves and our products known to you.
With this letter we are sending our company brochure and product catalogue. They represent the range of quality and the specifications that we offer. Still we have customers in your country and in the enclosure, you will fınd a list of the companies with whom we already do business.
I shall be in your country on (tarih) and my intention to stay there is about a week. I would like to visit you at your office during my stay and I would appreciate to learn when it could be convenient for you.
I look forward your confirmation and to meeting you soon
Yours sincerely
(İhracatçının ismi)
Enclosure:
The list of companies,
Brochure and Product Catalogue
(Şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir)
(Mektubun amacının açıklanması)
(Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi)
(Gelecekte gerçekleştirileck olaylar hakkında bilgi verilmesi)
(İthalatçı Firmanın ismi ve adresi)
Sayın (İthalatçının ismi)
Biz (ürünün ismi) ihracatçısıyız ve size kendimizi ve ürünlerimizi tanıtmak istiyoruz.
Bu mektup ile birlikte size, firma broşürümüzü ve ürün kataloğumuzu gönderiyoruz. Bunlar, size sunduğumuz kalite ve ürün özelliklerini temsil etmektedir. Halihazırda ülkenizde müşterilerimiz bulunmaktadır. Ekte bizimle iş yapmakta olan firmaların bir listesini bulabilirsiniz.
Ben (tarih) tarihinde ülkenizde bulunacağım ve ülkenizde (süre) kalmak niyetindeyim. Orada bulunduğum süre içinde sizi ziyaret etmek istiyorum. Sizin için uygun olan zamanı bana bildirmenizden dolayı memnuniyet duyacağımı belirtirim.
En yakın zamanda görüşmek üzere teyidinizi bekliyorum.
Saygılarımla,
(İhracatçının ismi)
Ek:- Firma Listesi,
- Broşür ve Ürün Kataloğu
(Şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir)
(Mektubun amacının açıklanması)
(Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi)
(Gelecekte gerçekleştirilecek olaylar hakkında bilgi verilmesi)
İhracatçıların ithalatçılara mektup yazarken dikkat etmeleri gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Bir iş mektubu yazılırken öncelikle nelerin ifade edilmek istendiği düşünülmeli ve mektup yukarıdaki örneklerde gösterilen şekle benzer tarzda hazırlanmalıdır. Mektup ana hatlarıyla oluşturulduktan sonra her aşamasında nelerin ifade edileceği belirlenmelidir.
Başlangıç cümlesinde mektubun konusu ve amacı belirtilmelidir. İthalatçı mektubu okumaya başladığı zaman ihracatçının amacını hemen anlayabilmelidir. Mektubun amacı belirtildikten sonra konu hakkında daha detaylı bilgiler verilebilir. İhracatçı, satmak istediği ürün hakkında ayrıntılı bilgi vermeli ve ithalatçının konu hakkındaki tüm tereddütlerini gidermelidir. İthalatçı, bu ürünün kendisi için gerçekten faydalıolacağına ikna edilmelidir.
İhracatçı, kendisini ve satmak istediği ürünü tanıttıktan sonra, İthalatçının kendisi ile temasa geçmeyi kabul etmesi halinde, aralarındaki ticari ilişkide ne tür bir yolun izlenmesi gerektiği de mektubunda açıklıkla belirtilmelidir.
Mektup, her açıdan ithalatçı için kolaylıkla okunulabilir ve tam olarak anlaşılabilir nitelikte olmalıdır. Bunun için de cümle ve paragraflar basit ve kısa olarak kurulmalı, karışık ve uzun cümleleri kullanmaktan kaçınılmalıdır.
Bilgi Talebine Cevap
İthalatçı firma, firmanız hakkında bilgiyi çeşitli kaynaklardan (uluslararası tanıtım kataloglarından, vermiş olduğunuz reklamdan, uluslararası ticari kuruluşlardan, İGEME'den, vb.) almış olabilir ve sizden ürünleriniz ve fiyatlarınız gibi çeşitli konularda bilgi talebinde bulunabilir.
(Talepte bulunan fırmanın isim ve adresi)
Dear
Thank you for your inquiry concerning (ürün ismi). 0ur brochure including the products in which you are interested, and our price list and the terms are enclosed.
Please let us know if there is any other way in which we can be of help.
Thanking you for your kind interest, we remain,
Yours sincerely,
(İmza)
(Talepte bulunan firma isim ve adresi)
Sayın
(Ürün ismi) konusundaki talebinize teşekkür ederiz. İlgi duyduğunuz ürünleri içeren tanıtım broşürümüz ve fiyat listemiz ilişiktedir.
Yardımcı olabileceğimiz herhangi bir husus olduğunda lütfen bizi bilgilendiriniz. İlginize teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
(İmza)
Siparişin Kabulü
Dear
We wish to confirm the receipt of your order of (tarih) for the shipment of (ürün ismi).
Shipment will be made in accordance with the conditions of our offer dated (tarih).
We will have your order ready for delivery on (tarih).
Yours sincerely,
(imza)
Sayın
(Ürün ismi) sevkiyat ile ilgili (…) tarihli siparişinizi aldığımızı teyit ederiz.
Sevkiyat (….) tarihli teklifimizde yer alan koşullara uygun olarak yapılacaktır.
Siparişiniz teslimatı yapılmak üzere(….) tarihinde hazırlanmış
olacaktır.
Saygılarımızla,
(imza)
Siparişin Reddi
Dear
We have received your order for shipment dated (tarih). Unfortunately, we are not in a position to deliver your order since our entire production is sold out for the next (....) months.
We much regret not being able to meet your order, but will be in touch with you as soon as our stocks are available. Should you will us to do so?
Yours sincerely,
(imza)
Sayın
Sevkiyat talebinizi içeren (….) tarihli siparişinizi aldık.
Maalesef, şu anda siparişinizi teslim edebilecek durumda değiliz çünkü önümüzdeki (......) ay için üretimimizin tümü satılmıştır.
Siparişinizi karşılayamamaktan ötürü üzgünüz ancak, stoklar müsait olduğunda sizinle temasa geçeceğiz.
Saygılanmızla,
(imza)
Sipariş Yerine Getirilirken Yapılan Yazışmalar
A-Üretimin başladığını bildirme
Dear Mr. .......,
With reference to your order dated (tarih) for the shipment of (ürünün ismi) we wish to inform you that the goods you ordered are in production and will be ready for shipment by (tarih).
Yours sincerely,
(imza)
Sayın ......,
(.....) tarihli (ürün ismi) gönderilmesine ilişkin siparişlerinizle ilgili olarak, sipariş verdiğiniz malların şu anda üretilmekte olduklarını ve (.....) tarihine kadar gönderilmeye hazır olacaklarını size bildirmek isteriz.
Saygılarımızla,
(imza)
B-Sevkiyatın bildirilmesi
Dear Mr. ......,
We wish yo inform you that your order No .. dated ...... was shipped today.
The goods were shipped by truck through (şirket ismi) fob (fiyat).
We hope you will find this shipment satisfactory and we look forward to receiving your additional orders.
Yours sincerely,
(imza)
Sayın .....,
(.....) tarihinde (no) ile sipariş edilen mallar bugün sevkedilmiştir.
Mallar (şirket ismi) aracılığıyla, TIR’la (fiyat)’a fob olarak sevkedilmiştir.
Bu sevkiyattan memnun kalacağınızı umar, başka siparişlerinizi de bekleriz.
Saygılarımızla,
(imza)
C-Ödemenin gecikmesi durumunda bilgi yazısı
Dear Mr. ......,
Pursuant to your order dated (tarih), your goods were shipped on (tarih).
According to the terms agreed, payment should have been made (gün sayısı) ... . days after receipt of the shipment. However, we have not received the payment yet.
We, therefore, urgently request that you forward the sum of (ihracat bedeli döviz tutarı) ....... . We await confirmation of payment.
Yours sincerely,
(imza)
Sayın ...... ,
(.....) tarihli siparişinizle ilgili mallar (.....) Tarihinde sevkedilmiş bulunmaktadır.
Şartlarımıza göre, ödemenin sevkiyatın yapılmasından ..... gün sonra yapılması gerekiyordu, ancak henüz tarafımıza herhangi bir ödeme ulaşmamıştır.
Bu nedenle, acilen ........ tutarındaki parayı yollamanızı rica ediyoruz. Ödemeye ilişkin teyidinizi bekliyoruz.
Saygılarımızla,
(imza)
Reklam Verme
(Reklam Ajansı veya Dergiye)
İsim ve adresi
Dear Sirs,
(Şirket ismi) Company manufactures (ürün ismi) and is interested in expanding trade with importers in (ülke ismi).
As a large number of traders that deal in (ürünün ismi) subscribe to (dergi ismi), we are also interested in advertising in this magazine. We should be grateful, therefore, if you could send us the necessary forms and information on prices for advertising space.
Thanking you in advance for your co-operation, we remain.
Yours sincerely,
(imza)
(Reklam Ajansı veya Dergiye)
İsim ve adresi
Sayın .......
(Şirket ismi) şirketi (ürün ismi) üretmekte ve (ülke ismi)'deki
ithalatçılarla ticareti geliştirmek istemektedir.
(Ürün ismi) ile uğraşan çok sayıdaki ithalatçı (dergi ismi) dergisine abone olduğundan dolayı, biz de bu dergiye reklam vermek istemekteyiz. Dolayısıyla, bize gerekli formları ve reklam yerlerinin fiyatları hakkında bilgi gönderirseniz müteşekkir kalırız.
İşbirliğinizden dolayı şimdiden teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
(imza)
Uluslararası Ticaret Fuarlarına Katılma İsteği
(Katılmak İstenen Fuar
Fuar İdaresinin isim ve adresi)
Dear Sirs,
As a producer and exporter of (ürün ismi), our company is interested in participacing in the (fuarın adı) on (tarih). We should be grateful if you would provide us the necessary forms for this purpose and any information you may have for participants. We would also be interested in receiving information on any governmental or private financial assistance programmes that may exist to help partícipants from developing countries.
Thanking you in advance for your interest, we remain,
Yours sincerely,
(imza)
(Katılmak İstenen Fuar
Fuar İdaresinin isim ve adresi)
Sayın Baylar,
(ürün ismi) üreticisi ve ihracatçısı olan firmamız (fuar ismi) Fuarı'na katılmayı düşünmektedir. Bu amaç için gerekli olan formları ve iştirakçiler için gerekli bilgileri bize temin ederseniz müteşekkir kalırız. Gelişmekte olan ülkelerin iştirakçilerine sağlanan kamu veya özel mali yardım programları hakkında bilgi almayı da istemekteyiz.
İlginize peşinen teşekkür ederim.
Saygılarımla
(imza)
Uluslararası Kuruluşlardan Bilgi Talebinde Bulunma
(Kuruluşun Adresi)
Dear Sirs.
(Şirket ismi) Company produces (ürün ismi) and is interested in expanding its exports of these items. The enclosed brochure will provide you with an indication of the type of our products.
We should be grateful if you would send us information on the (ülke ismi) market for these products, together with a list of importers and any studies available on the subject.
Thanking you in advance for your assistance, we remain.
Yours sincerely,
(imza)
(Kuruluşun Adresi)
Sayın Baylar ,
(Şirket ismi) Şirketi (ürün ismi) üretmekte ve bu ürünlerin ihracatını geliştirmeyi istemektedir. Ekteki broşür size ürünlerimiz hakkında fikir verecektir.
Bize bu ürünler için (Ülke ismi) piyasası hakkında bilgiyi, ithalatçılann listesi ve konıı hakkındaki mevcut çalışmalarla birlikte gönderirseniz müteşekkir kalırız.
Yardımınız için şimdiden teşekkür ederiz.
Saygılarımla
(İmza)
Firma Profili
Name of the company : ............................................
Address : ............................................
Zip Code/City : ............................................
Tel : ................……………………
Fax : ................……………………
Tlx : ................……………………
1. WHO WE ARE?
Brief story of the foundation: (including date of establishment, export experience, etc.)
Responsible for export: Name: Title:
Legal Status: (Private, governmental, non-profit, co-operative,
limited liability, etc.)
Bank references:
Value of assets:
Number of employees: Administration:
Production:
Total:
Size of factories, production and/or warehouse facilities:
Equipment: (list of exact models)
Representatives abroad: (names and addresses)
2. WHAT WE DO
Exporter
Manufacturer
Agent
Others
3. OUR FUTURE
Expansion Plans: (Investments, enlargement projects, include
government or other credits for expansion, etc.)
Firma Adı : .............................................
Adres : .............................................
Posta Kodu/Şehir : .............................................
Tel : ..................…………………..
Fax : ..................…………………..
Tlx : ..................…………………..
1. KİMLİĞİMİZ
Kuruluşun kısa tarihçesi: (Kuruluş tarihi, ihracat tecrübesi vb.)
İhracat sorumlusu: İsim: Görevi:
Kanuni Statüsü : (özel, kamu, kar amaçlı olmayan, kooperatif,
sınırlı sorumluluk vs.)
Banka referansı:
Varlıkların değeri :
İş yerinde çalışanların sayısı : İdare :
Üretim :
Toplam :
Fabrikanın büyüklüğü, üretim ve/ veya depolama olanakları:
Teçhizat: (Tam modellerin listesi)
Yurtdışındaki temsilcilikler: (isim ve adresler)
2. YAPTIĞIMIZ İŞ
İhracatçı
İmalatçı
Acenta
Diğerleri
3. GELECEĞİMİZ
Büyüme planları: (Yatırımlar, tevsi projeleri, büyüme için kamu
ve diğer krediler vs.)
Mektuplarda Yeralabilecek Cümle Kalıpları
İhracatımızın diğer ülkelerdeki ithalatçılarla olan ticari ilişkileri esnasında yapmaları gereken karşılıklı yazışmalarda örnek olarak yararlanabilecekleri başlıca mektup metinleri bu çalışmada oluşturulmaya çalışılmıştır. Ancak ihracatçıların, kendi satmak istedikleri malın özelliklerine, kendi özel durumlarına göre sözkonusu mektup metinlerinde değişiklikler yapmaları gerekmektedir. İthalatçı ile sık sık yüz yüze görüşme olanağı bulamayan ihracatçılar için özellikle ticari yazışmaların önemi oldukça fazladır. Unutmamak gerekir ki, ithalatçı ile karşılıklı yazışmalar yoluyla kıırulacak iyi bir iletişim, ihracatta başarılı olmanın da temel koşullarından birisidir.
Bu çerçevede yazışmalarda kullanılabilecek cümla kalıpları aşağıda verilmiştir.
A-Bilgi isteğine karşılık teklifte bulunma
1) Size aşağıdaki teklifi yapmak istiyoruz.
1) We would like to make you the following offer.
2) Bilgi isteyen mektubunuza teşekkür eder, size aşağıdaki teklifi yapmak isteriz.
2) We thank you for your inquiry and wish to make you the following offfer.
B-Fiyat bildirme
1) Fiyatlarımızın tümü ilişikteki fiyat listesinde belirtilmiştir.
1) Our prices are all quoted in the enclosed price list.
2).. . . tarihli bilgi isteyen mektubunuza cevap olarak aşağıdaki fiyatları veriyoruz
2) In reply to your inquiry of. . we quote the following prices.
3) Fiyatlanmıza ambalajlama dahildir. (dahil değildir.)
3) Our prices (do not) include packing.
4) Fiyatlarımıza sigorta dahildir. (dahil değildir.)
4) Our prices (do not) include insurance.
5) Fiyatlarımıza ambalajlama, sigorta ve navlun dahildir.
5) Our prices include packing, insurance and freight.
6) Fiyatlanmız aşağıda görüldüğü gibidir:
6) Our prices are to be understood as:
6a) Fabrikadan teslim (fiyatı)
6a) from factory, ex-factory, ex-works, ex-mill
6b) Fabrika teslimi ambalajlama dahil
6b) from factory inclusive packing (container, sea-worthy, etc.)
6c) Vagonda teslim
6c) f.o.r. (free on rails)
6d) Geminin bordasında teslim
6d) f.a.s. (free alongside ship)
6e) Kamyonda teslim
6e) f.o.t. (free on truck)
6f) Eve/işyerine teslim
6f) free house/office
6g) ... (tren) istasyonunda teslim
6g) free (railroad) station...
6h) .. limanda teslim
6h) free harbor ...
6i) Fiyat ve navlun
6i) c. & f. (cost and freight)
6j) Fiyat, sigorta ve navlun
6j) c.i.f. (cost, irısurance, freight)
6k) Fiyat, sigorta ve navlun, gümrük masrafları hariç
6k) c.i.f. without customs charges (cost, insurance, freight without customs charges)
6l) Fiyat, sigorta ve navlun, gümrük masrafları dahil
6l) c.i.f. with customs charges
6m) Fiyat, sigorta, havayolu taşıma ücreti
6m) c.i.f air freight
6n) Fiyat, sigorta, navlun ve komisyon)
6n) c.i.f. (cost, insurance, freight and commission)
6o) Paketlenmiş
6o) Packed (crated)
6p) Depoda teslim
6p) Free warehouse
C-Teklifin geçerliliği
1) Fiyatlarımız ... . tarihine kadar geçerlidir.
1) Our prices are valid until...
2) Fiyatlarımız ancak bugünkü lıammadde fiyatlarında değişiklik olmadığı takdirde geçerlidir.
2) The prices are valid only if the current prices of raw materials do not change.
3) Bu teklifinize. . hafta süreyle bağlı kalacağız.
3) We will adhere to this offer for ... weeks.
4) Faturayı sevkiyat yapıldığı tarihteki fiyatlar üzerinden düzenleyeceğiz.
4) We will invoice you at prices in effect on the day of shipment.
D-Kalite ve garanti
1) Ürünlerimiz fabrika çıkışından önce dikkatli bir kalite kontrolünderı geçirilmektedir.
1) Our products are carefully tested to irısure quality before they leave the factory.
2) Kaliteleri yüksek olduğundan ürünlerimiz dış piyasalarda çok aranmaktadır.
2) As a result of their high quailty, our products are in great demand in export markets.
3) Makinelerimize... yıllık garanti veriyoruz.
3) We give a ... year guarantee on our machines.
4) Ürünlerimizin tümü garanti belgeriyle teslim edilmektedir.
4) All our products are delivered with a certificate of guarantee.
5) Hatalı parçaları teslimattan sonra.. aya kadar ücretsiz olarak değiştirmeyi garanti ediyoruz.
5) We guarantee the replacement of defective parts at no cost up to ... months after delivery.
E-Ambalajlama
1) Mallarımızın ambalajlanması şöyledir:
1) Our goods are packed in:
1a) Sandıklar
1a) Crates
1b) Konteynerler
1b) Containers
1c) Variller
1c) Barrels
1d) Mukavva
1d) Cartons
1e) Sepetler
1e) Baskets
1f) Balyalar
1f) Bales
1g) Paletler halinde
1g) Crates on pallets
2) Ambalajlama giderleri fiyata dahildir.
2) Packing charges are included in the price.
3) Ambalajlama giderleri fatura edilecektir.
3) Packing charges will be invoiced.
4) Sandıklar iade edilemeyebilir.
4) Crates may not be returned.
5) Boş sandıklan iade ettiğiniz taktirde fatura edilmiş ambalajlama giderlerinin yarı tutarı geri ödenecektir.
5) We allow you half of the invoiced amount for packing if you returrı the empty crates.
6) Ambalajlama, talimatlarınıza kesin bir biçimde uyularak yapılacaktır.
6) We will pack precisely in accordance with your instructions.
7) Ambalajlamamız uzun yol sevkiyatına uygundur.
7) Our packing is well suited for long distance shipments.
F-Teslim süresi
1) Malları derhal teslim edebiliriz.
1) We can deliver the goods right away.
2) Teslimat gelecek hafta sonuna kadar yapılabilir.
2) Delivery can be made by the end of next week.
3) En erken bir ay sonra teslimat yapabiliriz.
3) Our earliest delivery would be in one month.
4) Teslimat için belirttiğiniz tarihi teyit ederiz.
4) We confirm your specified date for delivery.
5) Kesin bir teslim tarihi vaat edemeyiz.
5) We cannot promise a definite delivery date.
6) Mallan üretmemiz için ... güne ihtiyacımız vardır.
6) We will need ... days to manufacture the goods.
7) Mümkün olan en kısa zamanda teslim edebilmek için elimizden geleni yapacağız.
7) We will do all we can to deliver as soon as possible
Dış ticarette, özellikle alıcı ve satıcıların farklı ülkelerde bulunmaları nedeni ile ilk adım genellikle yazışmalarla atılmaktadır.
İhracatçı şirketlerin ithalatçılara gönderdikleri iş mektupları, ithalatçının ihracatçı ile ilgili olumlu izlenimler edinmesine, iyi iş ilişkileri kurulmasına ve yeni pazarlar yaratılmasına katkıda bulunacak ilk faktördür. Bu yazışmalarla ithalatçı, henüz karşı karşıya gelmediği ihracatçıyı değerlendirmeye çalışacaktır. Dolayısı ile yazılacak iş mektuplarına ayrı bir özen gösterilmesi gerekmektedir.
Etkili bir iş mektubu yazmak için dört basit kural bulunmaktadır: Açıklık, az ve öz olma, bütünlük ve doğruluk.
Açıklık
Mektup düzenli ve planlı bir şekilde yazılmalıdır. Paragraflar arasında boşluk bırakılmalı, mektup, görünümü itibariyle düzgün olmalıdır. Paragraflar birbirine mantıklı bir şekilde bağlanmalıdır.
Az ve öz olma
Mektup mümkün olduğunca kısa olmalı ve esas anlatılmak istenen konudan bahsedilmeli, gereksiz uzatmalara gidilmemelidir. İthalatçıya yalnızca bilmek isteyeceği konular söylenmeli, gereksiz bilgilerle mektup uzatılmamalıdır. Mektup, basit kelimelerle kurulmuş, kısa cümleler ve kısa paragraflar halinde oluşturulmalıdır. Karışık kelimeler ve uzun cümleler okuyanı bilgilendirmekten çok aklını kanştırmaktadır.
Bütünlük
İthalatçı açısından gerekli olabilecek tüm bilgiler mektupta bulunmalıdır. İhracatçı, mektubu yazmaya başlamadan önce ithalatçının ne tür bilgileri öğrenmek isteyebileceğini iyice düşünmelidir.
Doğruluk
İthalatçıya yazılan mektuptaki bilgilerin doğru olmasına dikkat edilmelidir. İthalatçıya şayet biliniyorsa, ismini de kullanarak doğru bir şekilde hitap edilmelidir. Mektup metni yazıldıktan sonra mutlaka dilbilgisi, noktalama işaretleri açısından kontrol edilmeli, yazım hataları düzeltilmelidir. İhracatçı, yazdığı mektubun ithalatçıya karşı kendisini temsil ettiğini unutmamalıdır. İhracatçı yazdığı mektupta ithalatçıya doğal bir dille ve fazla aşınya kaçmamak şartı ile dostça hitap etmelidir.
İhracatçı, ithalatçıya iyi bir mektup yazabilmek için öncelikle şu soruları cevaplandırmalıdır:
Bu mektubun amacı nedir?
İhracatçı, mektubu okuyacak olan ithalatçının aklında karışıklık yaratmamak için mektubu yazmaktaki amacını bir cümle içinde belirtmelidir.
Mektubu alacak olan şahıs kimdir? Hakkında ne kadar bilgi sahibisiniz, beklentilerini, alışkanlıklarını ne derece biliyorsunuz? Satmak istediğiniz mal hakkında ithalaçının bilgisi nedir? Bu konuda neleri bilmek isteyebilir, neleri bilmeye ihtiyacı yoktur?
İhracatçı, mektubu yaznıadan önce tüm bu soruları titizlikle cevaplandırmalıdır.
İthalatçıya yazılan mektup ile hemen gerçekleşmesini istediğiniz olay nedir? Bundan sonraki aşama ne olmalıdır ve aşamalar nasıl izlenmelidir? İthalatçıdan sözkonusu mektubunuza karşı nasıl bir çevap bekliyorsunuz?
İhracatçı, ithalatçıya yazacağı mektubu yukarıda sıralanan sorulara vereceği cevaplar çerçevesinde hazırlamalıdır. Bu sorulara verilecek cevaplar, ithalatçıya yazılacak iyi bir iş mektubunun ana hatlarını belirleyecektir.
Yazılacak mektup, mantığa uygun bir sıra ile düzenli bir şekilde hazırlanmalıdır.
İş mektupları içerdikleri mesajın yansıra görünüşleri itibariyle de kolaylıkla diğerlerinden ayırt edilebilmektedirler. Bu tür mektuplar belli ilkeler ve kurallar çerçevesinde oluşturulmaktadır.
Bu kurallar; başlık, adres, hitap, kapanış cümlesi ve imza olarak ifade edilmektedir. Sözü edilen hususlann aynntıları ve diğer fiziksel özellikler mektubu yazan kuruluşun tercihine göre değişiklik göstermektedir.
Öncelikle iş mektubu yazarken firmanın antetli kağıdının kullanılması, mektubun kağıt üzerindeki konumu, temizlik gibi faktörler mektubu yollayan firmanın ciddiyeti konusunda önemli ip uçları oluşturmaktadır. İngilizce mektuplarda başlık ve adreste kısaltmalar dışında herhangi bir noktalama işareti konulmamaktadır. Standart uzun zarf ve buna uygun yatay bir katlama, mektubun genel görünümü açısından faydalı görülmektedir.
Başlık:
Mektup kağıdında yollayanın matbu antetinin yanısıra, birkaç sıra aşağıda sağda tarih yer almalıdır. İngilizce yazışmalarda ay açık olarak yazılmalı, göndericinin adresi şayet antette yer almıyorsa, adres de tarih gibi sağda blok şeklinde tarihin üzerinde yer almalı, sokak ve cadde isimlerinde kısaltmalardan kaçınılmalıdır.
İç adres:
Alıcının zarf üzerinde de olması gereken isim ve adresini içermektedir. İç adres kağıdın sol tarafında bulunmakta ve genel olarak tarih satırının bir miktar altında yer almaktadır.
Hitab:
Kuruluşlara gönderilen mektuplar "Gentlemen", Kuruluşlar ile ilgili özel kişilere yapılan yazışmalar "Dear Mr.. " ve ender olarak resmi olmakla birlikte My dear Mr... " kullanılmaktadır. "Dear Sir" genellikle matbu olarak hazırlanmış mektuplarda, "Dear (isim)" ise normal olarak ismi ile hitap ettiğiniz bir şahıs ile olan yazışmalarda uygun bir ifade şekli olabilmektedir. "Dear Sirs" daha genel bir ifade şeklini oluşturmaktadır. "Ms" ise medeni durumu bilinmeyen bayanlara hitaben kullanılmaktadır.
Ana bölüm:
Mektubun ana yapısını oluştururken, mektubun bir bütün olarak kağıt üzerindeki görünümünün belli bir orantıyı yansıtması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.
Kapanış Cümlesi:
Kapanış cümlesi mektubun son satırının iki satır altında yer almaktadır. "Yours truly" ve "Truly yours" soğuk ifadeler olarak kabul edilmekte ve seyrek kullanılmaktadır. "Sincerely yours", "Yours sincerely" ve "Sincerely" ıfadeleri ise giderek yaygınlaşmaktadır. "Respectfully yours", "Yours respectfully" ve "Respectfully" özel bir ayırım yapılmak istendiğinde ya da üst düzey kamu görevlisi bir şahıs için,"Cordially yours" ve "Cordially" ise aynı zamanda iyi bir arkadaş olarak kabul edilen kişiler için kullanılmaktadır. Kapanış cümlesi genel olarak virgül ile son bulur.
İmza:
Kapanış cümlesinin iki satır altında başlamaktadır. Erkek imzalan hiçbir zaman "Mr" olarak nitelendirilmezken, bayan imzaları "Miss" yada "Mrs" olarak nitelendirilebilir.
Paraflar, Ekler, Kopyalar: Bu hususlara ilişkin ifadeler alt köşede yer almaktadır.
İhracatçı Firmayı Tanıtıcı Mektup Örnekleri
Uluslararası ticari yazışmalarda, ihracatçıların ilk kez temasa geçecekleri bir ithalatçıya yazabilecekleri mektup örneği, İngilizce ve Türkçe olarak aşağıda sunulmuştur. Bu mektup, bu tür yazışmalarda en çok kullanılan formu ana hatları itibariyle göstermektedir.
(İthalatçının İsim ve Adresi)
Dear Sirs,
Our Company is the exporter/producer of (ürünün ismi) and we would like to make our company and its products known to you.
Enclosed is a brochure which gives you general information about our products.
If you are interested, we will be happy to send you any further information. We may be available in the near future to discuss the subject with you as well.
Thanking for your kind interest and we look forward your early reply, we remain,
Yours sincerely,
(İhracatçının İsmi)
(İthalatçının İsim ve Adresi)
Sayın baylar,
Şirketimiz (ürün ismi) üreticisi/ihracatçısıdır ve sizleri şirketimiz ve ürünlenmiz hakkında bilgilendirmek istiyoruz.
Ürünlerimiz ve fiyatları ile ilgili genel bilgiler veren bir broşür ilişiktedir. İlgilendiğiniz takdirde, size daha fazla bilgi göndermekten memnuniyet duyacağız. Bu konuyu görüşmek için yakın bir gelecekte karşı karşıya da gelebiliriz.
İlginize teşekkür eder, erken cevabınızı bekleriz.
Saygılarımla,
(İhracatçının İsmi)
Firmanın mevcut koşulları ve ihracat konusundaki deneyimlerine göre mektupta yer alabilecek ilave hususlar olabilir. Aşağıda çeşitli cümleler yer almakta olup bunlar mektuba ilave edilebilecek alternatif ifadelere örnek teşkil etmektedir.
Firma, üretim konusunda ihtisaslaşmış olabilir ve özel sipariş kabul edebilir.
"Special order is acceptable."
"Özel sipariş kabul edilebilir."
Firma, ihracatta deneyim sahibidir. Bu hususu belirtmek isteyebilir.
"We have already experience in export business, particularly in European markets."
"İhracatta, özellikle Avrupa piyasalarında deneyimimiz vardır."
İthalatçı ülkenin bulunduğu ülke piyasasına özellikle girme isteği vurgulanabilir.
"Since we have recently received many requests for our products from your country, now we are planning to have our products distributed by a well-known importer / wholesaler."
"Son zamanlarda ülkenizden, ürünlerimize yönelik çok sayıda talep aldığımız için, ürünlerimizin ülkenizde tanınmış bir ithalatçı / toptancı tarafından dağıtımının yapılmasını planlamaktayız." Şayet ithalatçıyı bilgilendirebilecek daha detay bilgileriniz varsa, örneğin:
Bir ülkeyi ziyaret edecekseniz ve görüşmeyi planladığınız yeni firmalar mevcut ise, ziyaret öncesi firmanızı ve ürünlerinizi tanıtıcı bir bilgi mektubu gönderebilirsiniz.
Aynı ülkede halihazırda temasta bulunduğunuz, referans olabilecek düzeyde iyi firmalar olabilir. İthalatçıyı bu konuda bilgilendirebilirsiniz.
Hazır ürün örnekleriniz olabilir ve bunları numune olarak mektubunuzla birlikte gönderebilirsiniz. (Bu imkan ürüne göre mümkün olabilecektir ve genellikle ilk yazışmadan sonraki aşamalarda gerçekleştirilmesi daha uygundur.)
(İthalatçının ismi ve adresi)
Dear Mr. (İthalatçının ismi)
We are the exporters of (ürünün ismi) and would like to make ourselves and our products known to you.
With this letter we are sending our company brochure and product catalogue. They represent the range of quality and the specifications that we offer. Still we have customers in your country and in the enclosure, you will fınd a list of the companies with whom we already do business.
I shall be in your country on (tarih) and my intention to stay there is about a week. I would like to visit you at your office during my stay and I would appreciate to learn when it could be convenient for you.
I look forward your confirmation and to meeting you soon
Yours sincerely
(İhracatçının ismi)
Enclosure:
The list of companies,
Brochure and Product Catalogue
(Şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir)
(Mektubun amacının açıklanması)
(Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi)
(Gelecekte gerçekleştirileck olaylar hakkında bilgi verilmesi)
(İthalatçı Firmanın ismi ve adresi)
Sayın (İthalatçının ismi)
Biz (ürünün ismi) ihracatçısıyız ve size kendimizi ve ürünlerimizi tanıtmak istiyoruz.
Bu mektup ile birlikte size, firma broşürümüzü ve ürün kataloğumuzu gönderiyoruz. Bunlar, size sunduğumuz kalite ve ürün özelliklerini temsil etmektedir. Halihazırda ülkenizde müşterilerimiz bulunmaktadır. Ekte bizimle iş yapmakta olan firmaların bir listesini bulabilirsiniz.
Ben (tarih) tarihinde ülkenizde bulunacağım ve ülkenizde (süre) kalmak niyetindeyim. Orada bulunduğum süre içinde sizi ziyaret etmek istiyorum. Sizin için uygun olan zamanı bana bildirmenizden dolayı memnuniyet duyacağımı belirtirim.
En yakın zamanda görüşmek üzere teyidinizi bekliyorum.
Saygılarımla,
(İhracatçının ismi)
Ek:- Firma Listesi,
- Broşür ve Ürün Kataloğu
(Şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir)
(Mektubun amacının açıklanması)
(Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi)
(Gelecekte gerçekleştirilecek olaylar hakkında bilgi verilmesi)
İhracatçıların ithalatçılara mektup yazarken dikkat etmeleri gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Bir iş mektubu yazılırken öncelikle nelerin ifade edilmek istendiği düşünülmeli ve mektup yukarıdaki örneklerde gösterilen şekle benzer tarzda hazırlanmalıdır. Mektup ana hatlarıyla oluşturulduktan sonra her aşamasında nelerin ifade edileceği belirlenmelidir.
Başlangıç cümlesinde mektubun konusu ve amacı belirtilmelidir. İthalatçı mektubu okumaya başladığı zaman ihracatçının amacını hemen anlayabilmelidir. Mektubun amacı belirtildikten sonra konu hakkında daha detaylı bilgiler verilebilir. İhracatçı, satmak istediği ürün hakkında ayrıntılı bilgi vermeli ve ithalatçının konu hakkındaki tüm tereddütlerini gidermelidir. İthalatçı, bu ürünün kendisi için gerçekten faydalıolacağına ikna edilmelidir.
İhracatçı, kendisini ve satmak istediği ürünü tanıttıktan sonra, İthalatçının kendisi ile temasa geçmeyi kabul etmesi halinde, aralarındaki ticari ilişkide ne tür bir yolun izlenmesi gerektiği de mektubunda açıklıkla belirtilmelidir.
Mektup, her açıdan ithalatçı için kolaylıkla okunulabilir ve tam olarak anlaşılabilir nitelikte olmalıdır. Bunun için de cümle ve paragraflar basit ve kısa olarak kurulmalı, karışık ve uzun cümleleri kullanmaktan kaçınılmalıdır.
Bilgi Talebine Cevap
İthalatçı firma, firmanız hakkında bilgiyi çeşitli kaynaklardan (uluslararası tanıtım kataloglarından, vermiş olduğunuz reklamdan, uluslararası ticari kuruluşlardan, İGEME'den, vb.) almış olabilir ve sizden ürünleriniz ve fiyatlarınız gibi çeşitli konularda bilgi talebinde bulunabilir.
(Talepte bulunan fırmanın isim ve adresi)
Dear
Thank you for your inquiry concerning (ürün ismi). 0ur brochure including the products in which you are interested, and our price list and the terms are enclosed.
Please let us know if there is any other way in which we can be of help.
Thanking you for your kind interest, we remain,
Yours sincerely,
(İmza)
(Talepte bulunan firma isim ve adresi)
Sayın
(Ürün ismi) konusundaki talebinize teşekkür ederiz. İlgi duyduğunuz ürünleri içeren tanıtım broşürümüz ve fiyat listemiz ilişiktedir.
Yardımcı olabileceğimiz herhangi bir husus olduğunda lütfen bizi bilgilendiriniz. İlginize teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
(İmza)
Siparişin Kabulü
Dear
We wish to confirm the receipt of your order of (tarih) for the shipment of (ürün ismi).
Shipment will be made in accordance with the conditions of our offer dated (tarih).
We will have your order ready for delivery on (tarih).
Yours sincerely,
(imza)
Sayın
(Ürün ismi) sevkiyat ile ilgili (…) tarihli siparişinizi aldığımızı teyit ederiz.
Sevkiyat (….) tarihli teklifimizde yer alan koşullara uygun olarak yapılacaktır.
Siparişiniz teslimatı yapılmak üzere(….) tarihinde hazırlanmış
olacaktır.
Saygılarımızla,
(imza)
Siparişin Reddi
Dear
We have received your order for shipment dated (tarih). Unfortunately, we are not in a position to deliver your order since our entire production is sold out for the next (....) months.
We much regret not being able to meet your order, but will be in touch with you as soon as our stocks are available. Should you will us to do so?
Yours sincerely,
(imza)
Sayın
Sevkiyat talebinizi içeren (….) tarihli siparişinizi aldık.
Maalesef, şu anda siparişinizi teslim edebilecek durumda değiliz çünkü önümüzdeki (......) ay için üretimimizin tümü satılmıştır.
Siparişinizi karşılayamamaktan ötürü üzgünüz ancak, stoklar müsait olduğunda sizinle temasa geçeceğiz.
Saygılanmızla,
(imza)
Sipariş Yerine Getirilirken Yapılan Yazışmalar
A-Üretimin başladığını bildirme
Dear Mr. .......,
With reference to your order dated (tarih) for the shipment of (ürünün ismi) we wish to inform you that the goods you ordered are in production and will be ready for shipment by (tarih).
Yours sincerely,
(imza)
Sayın ......,
(.....) tarihli (ürün ismi) gönderilmesine ilişkin siparişlerinizle ilgili olarak, sipariş verdiğiniz malların şu anda üretilmekte olduklarını ve (.....) tarihine kadar gönderilmeye hazır olacaklarını size bildirmek isteriz.
Saygılarımızla,
(imza)
B-Sevkiyatın bildirilmesi
Dear Mr. ......,
We wish yo inform you that your order No .. dated ...... was shipped today.
The goods were shipped by truck through (şirket ismi) fob (fiyat).
We hope you will find this shipment satisfactory and we look forward to receiving your additional orders.
Yours sincerely,
(imza)
Sayın .....,
(.....) tarihinde (no) ile sipariş edilen mallar bugün sevkedilmiştir.
Mallar (şirket ismi) aracılığıyla, TIR’la (fiyat)’a fob olarak sevkedilmiştir.
Bu sevkiyattan memnun kalacağınızı umar, başka siparişlerinizi de bekleriz.
Saygılarımızla,
(imza)
C-Ödemenin gecikmesi durumunda bilgi yazısı
Dear Mr. ......,
Pursuant to your order dated (tarih), your goods were shipped on (tarih).
According to the terms agreed, payment should have been made (gün sayısı) ... . days after receipt of the shipment. However, we have not received the payment yet.
We, therefore, urgently request that you forward the sum of (ihracat bedeli döviz tutarı) ....... . We await confirmation of payment.
Yours sincerely,
(imza)
Sayın ...... ,
(.....) tarihli siparişinizle ilgili mallar (.....) Tarihinde sevkedilmiş bulunmaktadır.
Şartlarımıza göre, ödemenin sevkiyatın yapılmasından ..... gün sonra yapılması gerekiyordu, ancak henüz tarafımıza herhangi bir ödeme ulaşmamıştır.
Bu nedenle, acilen ........ tutarındaki parayı yollamanızı rica ediyoruz. Ödemeye ilişkin teyidinizi bekliyoruz.
Saygılarımızla,
(imza)
Reklam Verme
(Reklam Ajansı veya Dergiye)
İsim ve adresi
Dear Sirs,
(Şirket ismi) Company manufactures (ürün ismi) and is interested in expanding trade with importers in (ülke ismi).
As a large number of traders that deal in (ürünün ismi) subscribe to (dergi ismi), we are also interested in advertising in this magazine. We should be grateful, therefore, if you could send us the necessary forms and information on prices for advertising space.
Thanking you in advance for your co-operation, we remain.
Yours sincerely,
(imza)
(Reklam Ajansı veya Dergiye)
İsim ve adresi
Sayın .......
(Şirket ismi) şirketi (ürün ismi) üretmekte ve (ülke ismi)'deki
ithalatçılarla ticareti geliştirmek istemektedir.
(Ürün ismi) ile uğraşan çok sayıdaki ithalatçı (dergi ismi) dergisine abone olduğundan dolayı, biz de bu dergiye reklam vermek istemekteyiz. Dolayısıyla, bize gerekli formları ve reklam yerlerinin fiyatları hakkında bilgi gönderirseniz müteşekkir kalırız.
İşbirliğinizden dolayı şimdiden teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
(imza)
Uluslararası Ticaret Fuarlarına Katılma İsteği
(Katılmak İstenen Fuar
Fuar İdaresinin isim ve adresi)
Dear Sirs,
As a producer and exporter of (ürün ismi), our company is interested in participacing in the (fuarın adı) on (tarih). We should be grateful if you would provide us the necessary forms for this purpose and any information you may have for participants. We would also be interested in receiving information on any governmental or private financial assistance programmes that may exist to help partícipants from developing countries.
Thanking you in advance for your interest, we remain,
Yours sincerely,
(imza)
(Katılmak İstenen Fuar
Fuar İdaresinin isim ve adresi)
Sayın Baylar,
(ürün ismi) üreticisi ve ihracatçısı olan firmamız (fuar ismi) Fuarı'na katılmayı düşünmektedir. Bu amaç için gerekli olan formları ve iştirakçiler için gerekli bilgileri bize temin ederseniz müteşekkir kalırız. Gelişmekte olan ülkelerin iştirakçilerine sağlanan kamu veya özel mali yardım programları hakkında bilgi almayı da istemekteyiz.
İlginize peşinen teşekkür ederim.
Saygılarımla
(imza)
Uluslararası Kuruluşlardan Bilgi Talebinde Bulunma
(Kuruluşun Adresi)
Dear Sirs.
(Şirket ismi) Company produces (ürün ismi) and is interested in expanding its exports of these items. The enclosed brochure will provide you with an indication of the type of our products.
We should be grateful if you would send us information on the (ülke ismi) market for these products, together with a list of importers and any studies available on the subject.
Thanking you in advance for your assistance, we remain.
Yours sincerely,
(imza)
(Kuruluşun Adresi)
Sayın Baylar ,
(Şirket ismi) Şirketi (ürün ismi) üretmekte ve bu ürünlerin ihracatını geliştirmeyi istemektedir. Ekteki broşür size ürünlerimiz hakkında fikir verecektir.
Bize bu ürünler için (Ülke ismi) piyasası hakkında bilgiyi, ithalatçılann listesi ve konıı hakkındaki mevcut çalışmalarla birlikte gönderirseniz müteşekkir kalırız.
Yardımınız için şimdiden teşekkür ederiz.
Saygılarımla
(İmza)
Firma Profili
Name of the company : ............................................
Address : ............................................
Zip Code/City : ............................................
Tel : ................……………………
Fax : ................……………………
Tlx : ................……………………
1. WHO WE ARE?
Brief story of the foundation: (including date of establishment, export experience, etc.)
Responsible for export: Name: Title:
Legal Status: (Private, governmental, non-profit, co-operative,
limited liability, etc.)
Bank references:
Value of assets:
Number of employees: Administration:
Production:
Total:
Size of factories, production and/or warehouse facilities:
Equipment: (list of exact models)
Representatives abroad: (names and addresses)
2. WHAT WE DO
Exporter
Manufacturer
Agent
Others
3. OUR FUTURE
Expansion Plans: (Investments, enlargement projects, include
government or other credits for expansion, etc.)
Firma Adı : .............................................
Adres : .............................................
Posta Kodu/Şehir : .............................................
Tel : ..................…………………..
Fax : ..................…………………..
Tlx : ..................…………………..
1. KİMLİĞİMİZ
Kuruluşun kısa tarihçesi: (Kuruluş tarihi, ihracat tecrübesi vb.)
İhracat sorumlusu: İsim: Görevi:
Kanuni Statüsü : (özel, kamu, kar amaçlı olmayan, kooperatif,
sınırlı sorumluluk vs.)
Banka referansı:
Varlıkların değeri :
İş yerinde çalışanların sayısı : İdare :
Üretim :
Toplam :
Fabrikanın büyüklüğü, üretim ve/ veya depolama olanakları:
Teçhizat: (Tam modellerin listesi)
Yurtdışındaki temsilcilikler: (isim ve adresler)
2. YAPTIĞIMIZ İŞ
İhracatçı
İmalatçı
Acenta
Diğerleri
3. GELECEĞİMİZ
Büyüme planları: (Yatırımlar, tevsi projeleri, büyüme için kamu
ve diğer krediler vs.)
Mektuplarda Yeralabilecek Cümle Kalıpları
İhracatımızın diğer ülkelerdeki ithalatçılarla olan ticari ilişkileri esnasında yapmaları gereken karşılıklı yazışmalarda örnek olarak yararlanabilecekleri başlıca mektup metinleri bu çalışmada oluşturulmaya çalışılmıştır. Ancak ihracatçıların, kendi satmak istedikleri malın özelliklerine, kendi özel durumlarına göre sözkonusu mektup metinlerinde değişiklikler yapmaları gerekmektedir. İthalatçı ile sık sık yüz yüze görüşme olanağı bulamayan ihracatçılar için özellikle ticari yazışmaların önemi oldukça fazladır. Unutmamak gerekir ki, ithalatçı ile karşılıklı yazışmalar yoluyla kıırulacak iyi bir iletişim, ihracatta başarılı olmanın da temel koşullarından birisidir.
Bu çerçevede yazışmalarda kullanılabilecek cümla kalıpları aşağıda verilmiştir.
A-Bilgi isteğine karşılık teklifte bulunma
1) Size aşağıdaki teklifi yapmak istiyoruz.
1) We would like to make you the following offer.
2) Bilgi isteyen mektubunuza teşekkür eder, size aşağıdaki teklifi yapmak isteriz.
2) We thank you for your inquiry and wish to make you the following offfer.
B-Fiyat bildirme
1) Fiyatlarımızın tümü ilişikteki fiyat listesinde belirtilmiştir.
1) Our prices are all quoted in the enclosed price list.
2).. . . tarihli bilgi isteyen mektubunuza cevap olarak aşağıdaki fiyatları veriyoruz
2) In reply to your inquiry of. . we quote the following prices.
3) Fiyatlanmıza ambalajlama dahildir. (dahil değildir.)
3) Our prices (do not) include packing.
4) Fiyatlarımıza sigorta dahildir. (dahil değildir.)
4) Our prices (do not) include insurance.
5) Fiyatlarımıza ambalajlama, sigorta ve navlun dahildir.
5) Our prices include packing, insurance and freight.
6) Fiyatlanmız aşağıda görüldüğü gibidir:
6) Our prices are to be understood as:
6a) Fabrikadan teslim (fiyatı)
6a) from factory, ex-factory, ex-works, ex-mill
6b) Fabrika teslimi ambalajlama dahil
6b) from factory inclusive packing (container, sea-worthy, etc.)
6c) Vagonda teslim
6c) f.o.r. (free on rails)
6d) Geminin bordasında teslim
6d) f.a.s. (free alongside ship)
6e) Kamyonda teslim
6e) f.o.t. (free on truck)
6f) Eve/işyerine teslim
6f) free house/office
6g) ... (tren) istasyonunda teslim
6g) free (railroad) station...
6h) .. limanda teslim
6h) free harbor ...
6i) Fiyat ve navlun
6i) c. & f. (cost and freight)
6j) Fiyat, sigorta ve navlun
6j) c.i.f. (cost, irısurance, freight)
6k) Fiyat, sigorta ve navlun, gümrük masrafları hariç
6k) c.i.f. without customs charges (cost, insurance, freight without customs charges)
6l) Fiyat, sigorta ve navlun, gümrük masrafları dahil
6l) c.i.f. with customs charges
6m) Fiyat, sigorta, havayolu taşıma ücreti
6m) c.i.f air freight
6n) Fiyat, sigorta, navlun ve komisyon)
6n) c.i.f. (cost, insurance, freight and commission)
6o) Paketlenmiş
6o) Packed (crated)
6p) Depoda teslim
6p) Free warehouse
C-Teklifin geçerliliği
1) Fiyatlarımız ... . tarihine kadar geçerlidir.
1) Our prices are valid until...
2) Fiyatlarımız ancak bugünkü lıammadde fiyatlarında değişiklik olmadığı takdirde geçerlidir.
2) The prices are valid only if the current prices of raw materials do not change.
3) Bu teklifinize. . hafta süreyle bağlı kalacağız.
3) We will adhere to this offer for ... weeks.
4) Faturayı sevkiyat yapıldığı tarihteki fiyatlar üzerinden düzenleyeceğiz.
4) We will invoice you at prices in effect on the day of shipment.
D-Kalite ve garanti
1) Ürünlerimiz fabrika çıkışından önce dikkatli bir kalite kontrolünderı geçirilmektedir.
1) Our products are carefully tested to irısure quality before they leave the factory.
2) Kaliteleri yüksek olduğundan ürünlerimiz dış piyasalarda çok aranmaktadır.
2) As a result of their high quailty, our products are in great demand in export markets.
3) Makinelerimize... yıllık garanti veriyoruz.
3) We give a ... year guarantee on our machines.
4) Ürünlerimizin tümü garanti belgeriyle teslim edilmektedir.
4) All our products are delivered with a certificate of guarantee.
5) Hatalı parçaları teslimattan sonra.. aya kadar ücretsiz olarak değiştirmeyi garanti ediyoruz.
5) We guarantee the replacement of defective parts at no cost up to ... months after delivery.
E-Ambalajlama
1) Mallarımızın ambalajlanması şöyledir:
1) Our goods are packed in:
1a) Sandıklar
1a) Crates
1b) Konteynerler
1b) Containers
1c) Variller
1c) Barrels
1d) Mukavva
1d) Cartons
1e) Sepetler
1e) Baskets
1f) Balyalar
1f) Bales
1g) Paletler halinde
1g) Crates on pallets
2) Ambalajlama giderleri fiyata dahildir.
2) Packing charges are included in the price.
3) Ambalajlama giderleri fatura edilecektir.
3) Packing charges will be invoiced.
4) Sandıklar iade edilemeyebilir.
4) Crates may not be returned.
5) Boş sandıklan iade ettiğiniz taktirde fatura edilmiş ambalajlama giderlerinin yarı tutarı geri ödenecektir.
5) We allow you half of the invoiced amount for packing if you returrı the empty crates.
6) Ambalajlama, talimatlarınıza kesin bir biçimde uyularak yapılacaktır.
6) We will pack precisely in accordance with your instructions.
7) Ambalajlamamız uzun yol sevkiyatına uygundur.
7) Our packing is well suited for long distance shipments.
F-Teslim süresi
1) Malları derhal teslim edebiliriz.
1) We can deliver the goods right away.
2) Teslimat gelecek hafta sonuna kadar yapılabilir.
2) Delivery can be made by the end of next week.
3) En erken bir ay sonra teslimat yapabiliriz.
3) Our earliest delivery would be in one month.
4) Teslimat için belirttiğiniz tarihi teyit ederiz.
4) We confirm your specified date for delivery.
5) Kesin bir teslim tarihi vaat edemeyiz.
5) We cannot promise a definite delivery date.
6) Mallan üretmemiz için ... güne ihtiyacımız vardır.
6) We will need ... days to manufacture the goods.
7) Mümkün olan en kısa zamanda teslim edebilmek için elimizden geleni yapacağız.
7) We will do all we can to deliver as soon as possible
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder